Document management is the process of organization and management of a file lifecycle, production comprising, processing, uso, evaluation and allocation of document, through technical and archival practices

Document management

The Tainacan is an ECM solution for document management that incorporates features for archival management also, performing the function of a SIGAD.

Version control

O Tainacan realiza o versionamento do item, saving as much as the previous document metadata that describes and provides the history item

classification scheme

The documents of the classification scheme can be created in the system and used both in registration and in search of documents. The classification scheme is imported and exported in CSV.

Table temporality

You can enter the guard time and the allocation for each subject of temporality table that is exported in CSV.

Check-in e check-out

It allows the user to freeze the document for editing while it is changing. When you complete a new version is generated.

ZIP import

The system allows a compressed ZIP file type to be imported into tainacan. The folder structure and classification of documents are reproduced facilitating migration.

Transfer and disposal

From the time limits set out in the temporality table and the dates entered in the documents are generated lists of transfer or disposal.

search interface and faceted navigation

É possível combinar categorias de filtros diferentes com a busca por palavra-chave.

Rating drag n drop

Interface rica permite arrastar e soltar uma categoria para classificar um item.

Metadata and filters

O Tainacan é bem flexível e possibilita configurar um conjunto de metadados específico para o seu repositório ou coleção. É possível também definir quais metadados serão usados como filtros.

Submissão em massa

Interface que permite ao usuário depositar vários objetos digitais ao mesmo tempo. Facilita a indexação ao permitir usar o mesmo descritor na classificação de múltiplos itens.

Integração com as redes sociais

O Tainacan tem uma forte integração com as redes sociais, faz compartilhamento dos itens, coleções e do repositório e também permite a inserção de itens a partir de conteúdo de redes sociais e sites.

Workflow de colaboração

Nas configurações é possível definir as permissões para grupos de usuários. Tem um modelo colaborativo customizável permitindo envolver uma comunidade de usuário na estruturação e alimentação de um repositório ou coleção.

APIs and interoperability

O Tainacan tem o protocolo OAI-PMH utilizado em repositórios digitais. Também tem uma API própria que permite maior controle. Permite também exportar o conteúdo em RDF e CSV.

Gestão de taxonomias

Em minhas categorias é possível gerenciar as taxonomias usadas pelos usuários no preenchimento de metadados (entrada de dados) e na navegação para buscar os itens.

customization

O Tainacan tem o protocolo OAI-PMH utilizado em repositórios digitais. Também tem uma API própria que permite maior controle. Permite também exportar o conteúdo em RDF e CSV.

 

GPL, free software funded by the Brazilian government

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