A gestão de documentos é o processo de organização e administração do ciclo de vida de um arquivo, que compreende a produção, tramitação, uso, avaliação e destinação do documento, através de técnicas e práticas arquivísticas

Gestão de documentos

O Tainacan é uma solução de ECM para gestão de documentos que incorpora funcionalidades para gestão arquivística também, realizando a função de um SIGAD.

Controle de versão

O Tainacan realiza o versionamento do item, guardando tanto o documento anterior quanto os metadados que o descrevem e disponibiliza o histórico do item

Plano de classificação

O plano de classificação dos documentos pode ser criado no sistema e usado tanto no cadastro quanto na busca dos documentos. O plano de classificação é importado e exportado em CSV.

Tabela de temporalidade

É possível inserir os prazos de guarda e a destinação para cada assunto da tabela de temporalidade que é exportada em CSV.

Check-in e check-out

Permite o usuário congelar o documento para edição enquanto ele está alterando. Ao concluir é gerado uma nova versão.

Importação de ZIP

O sistema permite que um arquivo compactado do tipo ZIP seja importado para o tainacan. A estrutura de pastas e a classificação dos documentos são reproduzidas facilitando a migração.

Transferência e destinação

A partir dos prazos definidos na tabela de temporalidade e das datas inseridas nos documentos são geradas as listas de transferência ou descarte.

Interface de busca e navegação facetada 

É possível combinar categorias de filtros diferentes com a busca por palavra-chave.

Classificação por drag n drop

Interface rica permite arrastar e soltar uma categoria para classificar um item.

Metadados e filtros

O Tainacan é bem flexível e possibilita configurar um conjunto de metadados específico para o seu repositório ou coleção. É possível também definir quais metadados serão usados como filtros.

Submissão em massa

Interface que permite ao usuário depositar vários objetos digitais ao mesmo tempo. Facilita a indexação ao permitir usar o mesmo descritor na classificação de múltiplos itens.

Integração com as redes sociais

O Tainacan tem uma forte integração com as redes sociais, faz compartilhamento dos itens, coleções e do repositório e também permite a inserção de itens a partir de conteúdo de redes sociais e sites.

Workflow de colaboração

Nas configurações é possível definir as permissões para grupos de usuários. Tem um modelo colaborativo customizável permitindo envolver uma comunidade de usuário na estruturação e alimentação de um repositório ou coleção.

APIs e interoperabilidade

O Tainacan tem o protocolo OAI-PMH utilizado em repositórios digitais. Também tem uma API própria que permite maior controle. Permite também exportar o conteúdo em RDF e CSV.

Gestão de taxonomias

Em minhas categorias é possível gerenciar as  taxonomias usadas pelos usuários no preenchimento de metadados (entrada de dados) e na navegação para buscar os itens.

Customização

O Tainacan tem o protocolo OAI-PMH utilizado em repositórios digitais. Também tem uma API própria que permite maior controle. Permite também exportar o conteúdo em RDF e CSV.

 

Licença GPL, software livre financiado pelo governo brasileiro

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